Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu Ofelis jest:

CodePit sp. z o.o.
ul. Przemysłowa 11, 35-105 Rzeszów
NIP: 813 389 52 99
REGON: 524774368
KRS: 0001025949
E-mail: kontakt@codepit.pl

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — w celu świadczenia usługi Ofelis, w tym umożliwienia logowania, zarządzania kontem, tworzenia i przesyłania ofert cenowych klientom.
Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu, wykrywania nadużyć, prowadzenia statystyk technicznych oraz wysyłki powiadomień operacyjnych związanych z korzystaniem z serwisu.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W ramach korzystania z serwisu przetwarzamy następujące kategorie danych:

Adres e-mail i nazwa użytkownika (login)
Adres IP i dane techniczne sesji
Dane organizacji (nazwa, adres, dane kontaktowe podane przez użytkownika)
Treść tworzonych ofert cenowych oraz dane klientów i kontrahentów wprowadzone przez użytkownika
Wyłącznie w przypadku korzystania z opcjonalnej funkcji generowania ofert przy użyciu AI: opis zakresu prac oraz nazwy pozycji z katalogu wybrane przez użytkownika, przekazywane w treści zapytania kierowanego do modelu językowego

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Dostawca infrastruktury serwerowej (hosting) — przechowywanie danych oraz uruchamianie aplikacji.
Dostawca usługi wysyłki wiadomości e-mail — powiadomienia systemowe oraz wiadomości związane z obsługą konta, w tym resetowanie hasła.
Dostawca usługi weryfikacji użytkowników (CAPTCHA) — ochrona formularzy przed automatycznymi nadużyciami.
Dostawca zewnętrznej platformy komunikacyjnej — przekazywanie administratorowi powiadomień o zdarzeniach istotnych dla bezpieczeństwa, w tym o zalogowaniu użytkownika do serwisu (nazwa użytkownika, organizacja, adres IP, czas logowania).
Dostawca modelu językowego (AI) — wyłącznie gdy organizacja korzysta z opcjonalnej funkcji generowania ofert przy użyciu AI, we własnym zakresie i przy użyciu własnego klucza dostępowego organizacji. Aktualny wykaz konkretnych podprocesorów, w tym dostawcy modelu językowego, jest dostępny właścicielowi organizacji po zalogowaniu w rejestrze podprocesorów.

Dane przekazywane są tym podmiotom wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia powyższych usług. Na żądanie osoby, której dane dotyczą, administrator wskaże tożsamość konkretnych odbiorców (art. 15 ust. 1 lit. c RODO).

Do dostawcy modelu językowego (AI) przekazywany jest wyłącznie opis zakresu prac oraz nazwy pozycji z katalogu wybrane przez użytkownika. Ceny pozycji oraz dane osobowe klientów (imię i nazwisko, dane kontaktowe i inne dane identyfikujące klienta) nigdy nie są przekazywane temu dostawcy.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część podmiotów wskazanych w punkcie 4 ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) albo może uzyskiwać dostęp do danych z państwa trzeciego. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie jednego z mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO:

decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) — o ile obejmuje ona danego odbiorcę, oraz
standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) wraz z oceną skutków przekazania.

Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać informację o zastosowanym mechanizmie oraz kopię odpowiednich zabezpieczeń, kontaktując się na adres wskazany w punkcie 1.

Dotyczy to w szczególności dostawcy modelu językowego (AI) wskazanego w punkcie 4, mającego siedzibę w Stanach Zjednoczonych — przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usługi Ofelis, a po jej zakończeniu przez okres 3 lat — w celu dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Zdarzenia techniczne rejestrowane podczas generowania ofert przez funkcję AI (treść zapytań przekazywanych do modelu językowego oraz wyniki działania narzędzi) przechowywane są przez 90 dni od ich zarejestrowania, po czym są trwale usuwane. Nie dotyczy to samego wpisu o przebiegu generowania (data, status, użyty model) ani jego rozliczonego kosztu — te stanowią odrębny ślad audytowy i rozliczeniowy, przechowywany zgodnie z zasadami opisanymi wyżej.

7. Prawa użytkownika

Każdemu użytkownikowi przysługują następujące prawa w zakresie przetwarzania danych osobowych:

Prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO)
Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO)
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO)

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt na adres: kontakt@codepit.pl.

8. Prawo do wniesienia skargi

Użytkownik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO):

ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Strona internetowa: uodo.gov.pl

9. Profilowanie

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

Powyższe pozostaje aktualne również w przypadku korzystania z opcjonalnej funkcji generowania ofert przy użyciu AI: model językowy wyłącznie proponuje treść oferty (opis, dobór pozycji z katalogu) i nigdy nie ustala cen ani warunków handlowych. Każda wygenerowana propozycja jest wersją roboczą, wyraźnie oznaczoną jako niezatwierdzona, i wymaga świadomej decyzji użytkownika o jej zatwierdzeniu, zanim stanie się rzeczywistą ofertą przekazywaną klientowi — decyzję o skutkach prawnych zawsze podejmuje człowiek, nigdy model.

10. Pliki cookies

Serwis Ofelis wykorzystuje wyłącznie technicznie niezbędne pliki cookies:

sessionid — cookie sesji użytkownika, niezbędne do utrzymania stanu zalogowania
csrftoken — cookie chroniące przed atakami CSRF (Cross-Site Request Forgery)
cookies_accepted — zapamiętuje zamknięcie informacji o plikach cookies, aby nie pokazywać jej ponownie

Szczegółowy wykaz znajduje się w polityce cookies.

Serwis nie używa cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących.

Data ostatniej aktualizacji: 2026-08-01